INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2026 – SEMA. Dispõe sobre a tramitação eletrônica obrigatória de documentos e disciplina a implantação gradual de rotinas digitais no âmbito do PROGRAMA ITAQUÁ DIGITAL – SEM PAPEL.

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2026 – SEMA. Dispõe sobre a tramitação eletrônica obrigatória de documentos e disciplina a implantação gradual de rotinas digitais no âmbito do PROGRAMA ITAQUÁ DIGITAL – SEM PAPEL. O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO, MARIO TOYAMA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Decreto Municipal nº 8.678, de 18 de fevereiro de 2026, nos termos do disposto no art. 43 e parágrafo único, da Lei Orgânica do Município, c.c. o art. 37, caput, da Constituição Federal, e considerando a Lei Complementar nº 413/2025 (Estrutura Organizacional), com as alterações da Lei Complementar nº 415/2025, bem como o Decreto Municipal nº 8.677, de 13 de fevereiro de 2026, que institui o PROGRAMA ITAQUÁ DIGITAL – SEM PAPEL, CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar a governança documental, a rastreabilidade, a celeridade, a transparência administrativa e a economicidade, com redução de custos de impressão, transporte e arquivamento físico; CONSIDERANDO a implantação gradual do ambiente digital de gestão documental, mediante cronograma e orientações operacionais expedidas pela SEMA; CONSIDERANDO o Decreto nº 8.666, de 15 de janeiro de 2026, que trata da identidade visual oficial do Município; CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 03/2025 – SEMUFIC, de 13 de novembro de 2025, no que couber, sobre obrigações correlatas (EFD-REINF) e encaminhamentos fiscais/financeiros; RESOLVE: CAPÍTULO I DO OBJETO E DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta a tramitação eletrônica obrigatória de documentos administrativos internos e disciplina rotinas de implantação gradual de processos eletrônicos, no âmbito do PROGRAMA ITAQUÁ DIGITAL – SEM PAPEL, mediante uso do sistema oficial adotado pelo Município (Plataforma SaaS). Art. 2º Estão sujeitos às disposições desta Instrução Normativa: I – as Secretarias Municipais e demais órgãos da Administração Direta; II – as entidades da Administração Indireta, conforme aplicável e seus regulamentos internos; III – as entidades parceiras vinculadas ao Município (OS, ONGs e congêneres), no que se refere às comunicações, encaminhamentos, prestações de contas e remessas documentais dirigidas ao Município, observado o instrumento jurídico de parceria/contrato e a cláusula padrão prevista no Anexo III, bem como o Termo de Solicitação de Acesso previsto no Anexo IV; IV – as empresas contratadas pelo Município, na forma e condições previstas nesta Instrução Normativa e no Anexo V, quanto à remessa eletrônica de documentos necessários à liquidação e pagamento e aos controles de autenticação e responsabilidade. Art. 2º-A As empresas contratadas pelo Município para prestação de serviços, fornecimento de materiais ou execução de quaisquer obrigações contratuais poderão encaminhar Notas Fiscais e documentos obrigatórios para fins de liquidação e pagamento: I – preferencialmente, por meio do sistema oficial (Plataforma SaaS), mediante credenciamento e acesso institucional, quando aplicável; II – alternativamente, por meio de e-mails oficiais das Secretarias/órgãos competentes pela gestão dos serviços ou materiais objeto do contrato. §1º Independentemente do meio de recebimento previsto nos incisos I e II, o trâmite para liquidação e pagamento ocorrerá obrigatoriamente mediante Processo Administrativo de Pagamento no sistema (Plataforma SaaS), instruído com a documentação exigida e submetido à ciência, validação, ateste e demais providências pela Secretaria gestora do contrato, como condição de prosseguimento do fluxo. §2º É obrigatória a ciência e a atuação da Secretaria gestora do contrato em todo processo de pagamento, vedado o prosseguimento de tramitação sem o encaminhamento formal e o respectivo ateste do gestor/fiscal do contrato, nos termos desta Instrução Normativa. §3º Nos casos de contratos coletivos, aplicam-se integralmente as regras do art. 6º, §§2º a 4º (ciência e controle centralizado na SEMA para prevenir duplicidade). CAPÍTULO II DA TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA OBRIGATÓRIA DE DOCUMENTOS INTERNOS Art. 3º A partir de 23 de fevereiro de 2026, torna-se obrigatória a produção, tramitação e gestão exclusivamente eletrônica, no sistema oficial, dos seguintes instrumentos e comunicações internas, sempre que prescindível o suporte físico: I – Memorandos; II – Circulares; III – Ofícios; IV – Notas Técnicas; V – Instruções Normativas; VI – Ordens de Serviço, Comunicados e expedientes correlatos; VII – demais meios de comunicação interna passíveis de tramitação eletrônica. §1º Fica vedada a tramitação física dos instrumentos elencados no caput, salvo hipóteses excepcionais previstas no Decreto nº 8.677/2026 e desde que haja justificativa formal no próprio expediente. §2º Todos os documentos expedidos deverão observar a identidade visual oficial do Município, nos termos do Decreto nº 8.666/2026, respeitando o padrão aplicável à Secretaria/órgão emissor. Art. 4º Os documentos eletrônicos deverão conter, no mínimo, assunto, identificação da unidade emissora e destinatária, identificação do responsável, assinatura eletrônica e anexos pertinentes, garantindo rastreabilidade e histórico de tramitação no sistema. CAPÍTULO III DAS REGRAS DE TRANSIÇÃO PARA PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Art. 5º A abertura de processos administrativos junto à Divisão de Protocolo permanecerá ativa, de forma transitória, para demandas dos munícipes e para procedimentos que ainda não tenham sido migrados, até ulterior deliberação da SEMA. Parágrafo único. A migração para abertura digital de processos administrativos ocorrerá gradualmente, por etapas, conforme cronograma e atos complementares expedidos pela SEMA. CAPÍTULO IV DO PROCESSO ELETRÔNICO DE PAGAMENTO Art. 6º A partir de 23 de fevereiro de 2026, torna-se obrigatória a abertura e tramitação eletrônica, na Plataforma SaaS, dos Processos Administrativos de Pagamento relativos a: I – Notas Fiscais de Serviços; II – Notas Fiscais de Materiais. §1º A abertura do Processo Administrativo de Pagamento será realizada pela Secretaria competente pela gestão do serviço ou do fornecimento de materiais, responsável pelo recebimento, conferência e instrução inicial da Nota Fiscal, com o devido ateste do gestor/fiscal do contrato e baixa no SIAM quando cabível. §2º Nos casos de contratos coletivos (contratações que atendam simultaneamente múltiplas Secretarias/órgãos), a abertura do Processo Administrativo de Pagamento será realizada pela SEMA, por meio do seu Departamento responsável, para controle, ciência e prevenção de duplicidade. §3º É vedada a abertura de Processo Administrativo de Pagamento por Secretaria/órgão diverso, quando se tratar de Nota Fiscal vinculada a contrato coletivo, sem a ciência da SEMA. Nesses casos, a unidade interessada deverá encaminhar a documentação à SEMA por Memorando eletrônico para ciência e posterior autuação do processo, com encaminhamentos internos às Secretarias envolvidas para os passos subsequentes. §4º A SEMA manterá controle interno mínimo dos processos vinculados a contratos coletivos, incluindo rastreabilidade e registro para prevenção de duplicidade de pedidos de pagamento. Seção I – Fluxo de Pagamento de Notas Fiscais de Serviços Art. 7º O processo de pagamento de Notas Fiscais de Serviços seguirá, obrigatoriamente, o fluxo abaixo: I – Recebimento da Nota Fiscal obrigatoriamente pela Secretaria gestora do contrato, inclusive por seu e-mail oficial quando aplicável, e, quando houver recebimento por outros canais, com encaminhamento imediato à Secretaria gestora; II – Ateste do gestor ou fiscal do contrato; III – Baixa no SIAM, quando cabível; IV – Quando aplicável, ou por orientação de normativas de ordenação de despesas municipais, ciência/assinatura do(a) Secretário(a) da Pasta correspondente; V – Encaminhamento à Secretaria Municipal da Receita para cálculo de incidência tributária; VI – Encaminhamento à Secretaria Municipal de Planejamento e Finanças para liquidação e pagamento. Seção II – Fluxo de Pagamento de Notas Fiscais de Materiais Art. 8º O processo de pagamento de Notas Fiscais de Materiais seguirá, obrigatoriamente, o fluxo abaixo: I – Recebimento e conferência do material e da Nota Fiscal pela Secretaria competente pela gestão do fornecimento, podendo ocorrer diretamente pelo almoxarifado (central ou setorial, conforme o caso); II – Autuação/início do Processo Administrativo de Pagamento no sistema eletrônico (Plataforma SaaS) pela unidade responsável pelo recebimento, admitida a autuação pelo almoxarife, quando o recebimento ocorrer no almoxarifado; III – Encaminhamento eletrônico obrigatório à Secretaria gestora do contrato para validação da conformidade do fornecimento e ateste do gestor ou fiscal do contrato; IV – Baixa no SIAM pela unidade competente, conforme regras do §1º; V – Encaminhamento à Secretaria Municipal da Receita para cálculo de incidência tributária; VI – Encaminhamento à Secretaria Municipal de Planejamento e Finanças para liquidação e pagamento. §1º Para fins do inciso IV: I – Regra geral: a baixa será realizada pelo Almoxarifado Central; II – Exceção: tratando-se de materiais destinados à Secretaria de Saúde, Secretaria de Educação ou Secretaria de Serviços Urbanos, a baixa será realizada pelos respectivos almoxarifados setoriais. §2º A autuação/início do processo pelo almoxarife não substitui o ateste do gestor/fiscal do contrato, e o processo somente poderá prosseguir após a validação e assinatura/ateste pela Secretaria competente pela gestão do fornecimento. §3º Quando se tratar de Nota Fiscal vinculada a contrato coletivo, aplicam-se as regras do art. 6º, §§2º a 4º (ciência e controle centralizado na SEMA para prevenir duplicidade). CAPÍTULO V DOS REQUISITOS OBRIGATÓRIOS PARA ABERTURA DO PROCESSO DE PAGAMENTO Art. 9º O sistema eletrônico somente permitirá a abertura do Processo Administrativo de Pagamento após o cumprimento dos requisitos obrigatórios e inserção, no mínimo, dos seguintes documentos e informações: I – Certidão de Regularidade do FGTS; II – Certidão de Regularidade Fiscal Estadual; III – Certidão Negativa de Débitos Federais e Dívida Ativa da União; IV – Certidão Negativa de Débitos Fiscais Municipais; V – Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas; VI – Consulta de optante pelo Simples Nacional; VII – Caso a empresa não seja optante, declaração informando que não é optante pelo Simples Nacional; VIII – Nota Fiscal. §1º Deve-se verificar obrigatoriamente se a Nota Fiscal contém o número do empenho e o número da AF – Autorização de Fornecimento, quando aplicável. §2º O cumprimento integral dos requisitos é condição indispensável para evitar devoluções, atrasos, impedimentos de liquidação e pagamento. §3º Na hipótese de ausência de requisitos por responsabilidade do fornecedor, este deverá ser formalmente comunicado de que o pagamento somente prosseguirá após a regularização integral da documentação e das informações exigidas, incluindo empenho e AF quando aplicáveis. CAPÍTULO VI DA OBSERVÂNCIA À INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03/2025 – SEMUFIC (EFD-REINF) E DO ENCAMINHAMENTO À RECEITA E FINANÇAS/CONTABILIDADE Art. 10 As Secretarias e órgãos observarão a IN nº 03/2025 – SEMUFIC, no que couber, especialmente quanto ao correto encaminhamento de documentos fiscais e informações necessárias ao atendimento de obrigações acessórias (EFD-REINF) e aos fluxos de remessa à Receita e às unidades responsáveis pela liquidação/pagamento. §1º (Adequação ao meio eletrônico) Onde a IN nº 03/2025 – SEMUFIC estabelecer encaminhamentos físicos para autuação/recepção, considera-se que, a partir de 23 de fevereiro de 2026, tais atos serão praticados integralmente no sistema eletrônico (Plataforma SaaS), sem necessidade de comparecimento ao Protocolo, conforme a implantação do PROGRAMA ITAQUÁ DIGITAL – SEM PAPEL, ressalvadas hipóteses excepcionais previstas em norma. §2º Compete às Secretarias/órgãos garantir que os documentos fiscais sejam encaminhados devidamente conferidos, assinados/atestados, e com as baixas e registros aplicáveis (SIAM), de modo a evitar inconsistências e impedir retrabalho, devoluções e atrasos. CAPÍTULO VII DA VEDAÇÃO DE IMPRESSÃO, SEGURANÇA E RESPONSABILIDADES Art. 11 Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, salvo nas hipóteses excepcionais previstas no Decreto nº 8.677/2026, mediante justificativa formal. Art. 12 É vedado o compartilhamento de credenciais de acesso. O uso indevido do sistema sujeita o responsável às medidas administrativas cabíveis, sem prejuízo das responsabilizações civis e penais, assegurados contraditório e ampla defesa. CAPÍTULO VIII DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 13 Os casos omissos serão disciplinados por atos complementares da SEMA, inclusive manuais, orientações operacionais e atualizações de fluxo. Art. 13-A A capacitação e o treinamento para utilização do sistema (Plataforma SaaS) poderão ser realizados: I – por meio de curso disponível na própria plataforma, acessível após o primeiro acesso do usuário; II – por chamada de vídeo, quando necessário; III – de forma presencial, quando necessário. Parágrafo único. As modalidades previstas nos incisos II e III dependerão de agendamento prévio, conforme orientações da SEMA e disponibilidade de suporte técnico. Art. 14 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Publicado em 18.02.2026.