DECRETO Nº 8.677, DE 13 DE FEVEREIRO DE 2026. Institui o Programa “ITAQUÁ DIGITAL – Administração Sem Papel”, dispõe sobre a produção, tramitação e gestão de documentos e processos administrativos em meio eletrônico no âmbito da Administração Pública Muni

DECRETO Nº 8.677, DE 13 DE FEVEREIRO DE 2026. Institui o Programa “ITAQUÁ DIGITAL – Administração Sem Papel”, dispõe sobre a produção, tramitação e gestão de documentos e processos administrativos em meio eletrônico no âmbito da Administração Pública Municipal e dá outras providências. EDUARDO BOIGUES QUEROZ, Prefeito Municipal de Itaquaquecetuba, usando de suas atribuições que lhe são conferidas por Lei, na forma do disposto no artigo 43, inciso V, da Lei Orgânica do Município, de 03 de abril de 1.990 e CONSIDERANDO os princípios da Administração Pública previstos no Art. 37 da Constituição Federal, especialmente os da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência; CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar a governança documental, a rastreabilidade, a celeridade processual, a transparência administrativa e a economicidade, com redução de custos de impressão, transporte e arquivamento físico; CONSIDERANDO a necessidade de assegurar integridade, autenticidade, disponibilidade e preservação de documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, observadas as normas aplicáveis de acesso à informação e proteção de dados pessoais; DECRETA: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º. Fica instituído, no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Município de Itaquaquecetuba, o Programa “ITAQUÁ DIGITAL – Administração Sem Papel”, destinado à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e processos administrativos em ambiente digital de gestão documental. Parágrafo único. A implantação do ambiente digital de gestão documental dar-se-á gradualmente, mediante cronograma de implantação e orientações operacionais expedidas pela Secretaria Municipal de Administração. Art. 2º. Para os fins deste Decreto, consideram-se: I – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por sistema computacional; II – documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando representação fiel em código digital; III – processo eletrônico: sucessão de atos registrada e disponibilizada em meio eletrônico, integrada por documentos nato-digitais ou digitalizados; IV – processo híbrido: conjunto indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em ordem cronológica até a conclusão; V – autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração; VI – integridade: propriedade do documento completo e inalterado; VII – assinatura eletrônica: forma de identificação eletrônica apta a comprovar autoria e integridade, nos termos da legislação aplicável. Art. 3º. São objetivos do Programa ITAQUÁ DIGITAL – Administração Sem Papel: I – produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade e sustentabilidade; II – conferir celeridade e eficiência aos processos administrativos; III – assegurar autoria, autenticidade, integridade, disponibilidade e legibilidade dos documentos digitais; IV – fortalecer a gestão e preservação de documentos no tempo, com rastreabilidade e controle. CAPÍTULO II DA GESTÃO E TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS Art. 4º. A comunicação e a gestão de documentos administrativos no âmbito da Administração Pública Municipal serão realizadas, preferencialmente e de forma padronizada, por meio do Memorando Eletrônico, Ofício Eletrônico e Protocolo Eletrônico, no sistema oficial adotado pelo Município. §1º. O Memorando Eletrônico destina-se à comunicação interna, especialmente para solicitar execução de atividades, informações, providências, pareceres, encaminhamento de documentos e demandas administrativas em geral. §2º. O Ofício Eletrônico é a comunicação para destinatários externos à Administração Municipal e será encaminhado por meio eletrônico, com registro de envio e de ciência ou recebimento quando disponível no sistema. §3º. O Protocolo Eletrônico poderá ser realizado diretamente pelo interessado em meio digital ou presencialmente na unidade competente, mediante exposição do pedido e juntada dos documentos pertinentes. Art. 5º. Os documentos eletrônicos e seus anexos receberão numeração sequencial automática, com registro de data, horário, remetente, destinatário e histórico de tramitação. Parágrafo único. Quando um documento eletrônico envolver demandas de múltiplas unidades, deverá constituir processo administrativo eletrônico, observada a tramitação pelos setores competentes até sua conclusão. Art. 6º. Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, salvo quando: I – necessário para fornecimento de comprovante ao interessado que tenha protocolizado presencialmente; II – exigido por lei ou decisão administrativa devidamente motivada; III – indispensável para instrução de procedimento que, justificadamente, exija peça física; IV – o destinatário não possuir sistema eletrônico capaz de lhe recepcionar; V – em casos urgentes ou quando o sistema estiver indisponível. Parágrafo único. A impressão excepcional será de responsabilidade do agente público que a realizar. CAPÍTULO III DA AUTENTICIDADE, RESPONSABILIDADES E SEGURANÇA Art. 7º. A autoria, autenticidade e integridade dos documentos e assinaturas no ambiente digital poderão ser comprovadas por certificação digital ICP-Brasil ou por identificação eletrônica no sistema oficial, na forma da legislação aplicável. §1.º A autenticação no sistema oficial constitui elemento de comprovação de autoria e integridade do documento eletrônico, mediante credenciais individuais e mecanismos de identificação do usuário, sem prejuízo de uso de certificação digital ICP-Brasil quando exigida ou indicada. §2º. Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente serão considerados originais para todos os fins legais. Art. 8º. O titular da unidade administrativa responderá pelo uso da caixa de mensagens e do ambiente de tramitação da unidade, devendo zelar pelo sigilo das credenciais, controle de acessos, correta destinação das demandas e observância das diretrizes do órgão gestor. Art. 9º. O uso indevido do sistema ou das credenciais sujeitará o infrator às responsabilidades administrativas, civis e penais cabíveis, mediante apuração administrativa que assegure o contraditório e a ampla defesa, na forma da lei. CAPÍTULO IV DA DIGITALIZAÇÃO E DOS DOCUMENTOS NÃO DIGITAIS Art. 10. A digitalização de documentos observará critérios de integridade, autenticidade, legibilidade e segurança. §1º. O documento físico digitalizado será conferido quanto à completude e legibilidade antes de sua juntada ao processo eletrônico, registrando-se no sistema a unidade responsável e o responsável pela digitalização. §2º. Sempre que possível, o original será restituído ao interessado, salvo hipótese legal de guarda obrigatória. §3º. O interessado responde pela veracidade dos documentos digitalizados apresentados, sem prejuízo das responsabilidades administrativas, civis e penais cabíveis. §4º. A digitalização em massa de acervo físico preexistente e quaisquer medidas de destinação final de documentos com fundamento em digitalização (inclusive eliminação de originais) somente poderão ocorrer após a implantação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e das diretrizes do Arquivo Municipal, quando instituído, ou da unidade municipal responsável pela gestão documental. Art. 11. A integridade de documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada, hipótese em que será instaurado procedimento de verificação. Art. 12. Poderá ser exigida a apresentação do original sempre que houver dúvida fundada quanto à autenticidade ou integridade do documento digitalizado. CAPÍTULO V DOS PRAZOS, INDISPONIBILIDADE E ACESSO Art. 13. Os atos praticados no sistema eletrônico considerar-se-ão realizados na data e horário constantes do recibo eletrônico. §1º. Considera-se tempestivo o ato praticado até 23h59min do último dia do prazo. §2º. Na hipótese de indisponibilidade técnica do sistema, os prazos ficam prorrogados até o primeiro dia útil seguinte ao restabelecimento. Art. 14. Em caso de indisponibilidade do sistema, os atos poderão ser praticados excepcionalmente em meio físico, com posterior digitalização, quando tecnicamente viável. Art. 15. O acesso a processos e documentos no sistema oficial observará regra de encaminhamento/tramitação e permissões, de modo que terão vista e possibilidade de edição os usuários/unidades aos quais o processo ou documento for formalmente encaminhado, conforme configuração do sistema. Parágrafo único. A administração de credenciais e permissões e a guarda dos registros de auditoria (logs) serão realizadas pelo Município, observadas as diretrizes do órgão gestor do Programa e as regras técnicas de segurança da informação. CAPÍTULO VI DA GOVERNANÇA, ATRIBUIÇÕES E NORMAS COMPLEMENTARES Art. 16. Compete à Secretaria Municipal de Administração, na condição de órgão gestor do Programa ITAQUÁ DIGITAL – Administração Sem Papel: I – coordenar a implantação e a expansão do sistema; II – definir fluxos, padrões, modelos e rotinas administrativas; III – estabelecer cronograma de implantação e regras gerais de uso; IV – promover capacitação dos usuários; V – articular a adoção gradual do processo eletrônico; VI – requisitar apoio técnico de outros órgãos; VII – administrar e padronizar, no sistema oficial, os códigos de estrutura, cadastros de unidades, perfis funcionais e parametrizações necessárias à operação do Programa, em articulação com a área de Tecnologia da Informação. §1º. Compete à Secretaria Municipal de Governo e Tecnologia, por meio da Subsecretaria de Tecnologia da Informação: I – gerir os aspectos técnicos do uso do sistema oficial em modelo de serviço (SaaS), incluindo gestão de acessos, integrações, segurança da informação, disponibilidade, continuidade e interlocução técnica com a contratada, quando aplicável; II – assegurar segurança da informação, controle de acessos, logs e disponibilidade; III – definir padrões técnicos, políticas de backup, contingência e recuperação; IV – prestar suporte técnico e apoiar capacitações. §2º. As unidades administrativas deverão designar responsáveis internos pelo uso do sistema. Art. 17. Fica instituída a Comissão do Programa “ITAQUÁ DIGITAL – Administração Sem Papel”, destinada a acompanhar a implantação e propor melhorias contínuas. §1º. A Comissão será composta por representantes: I – da Secretaria Municipal de Administração; II – da Secretaria Municipal de Governo e Tecnologia, por meio da Subsecretaria de Tecnologia da Informação; III – da unidade central de Protocolo; IV – da unidade responsável pela gestão documental/arquivo (ou equivalente); V – do Controle Interno; VI – da Ouvidoria Municipal. §2º. A participação na Comissão não será remunerada, sendo considerada serviço público relevante. Art. 18. Os casos omissos serão disciplinados por atos complementares da Secretaria Municipal de Administração, com apoio técnico da Secretaria Municipal de Governo e Tecnologia. CAPÍTULO VII DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 19. Permanecem ressalvadas as hipóteses em que legislação específica exija forma diversa da eletrônica. Art. 20. As despesas decorrentes da execução deste Decreto correrão por conta das dotações orçamentárias próprias. Art. 21. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se o Decreto nº 8.508, de 18 de março de 2025. Publicado em 13.02.2026.